لوگوں کو بالکل اتنا ہی کنٹرول دیں جتنا ان کے کام کے لیے ضروری ہے - اور کسی کو یہ اختیار نہ دیں کہ وہ غلطی سے کمپنی کے نمبروں کو یرغمال بنا لے۔
کردار
- مالک (Owner): مکمل کنٹرول، بشمول بلنگ، پلان میں تبدیلیاں اور اکاؤنٹ بند کرنا۔ کم از کم دو مالک رکھیں تاکہ چھٹیوں یا عملے کی تبدیلی کی وجہ سے آپ کبھی اکاؤنٹ تک رسائی سے محروم نہ ہوں۔
- ایڈمن (Admin): لائنیں، سیٹیں اور روزمرہ کی سیٹنگز سنبھالتا ہے، لیکن ملکیت کی منتقلی نہیں کر سکتا۔
- ممبر (Member): اپنی لائن استعمال کرتا ہے اور اپنا استعمال دیکھ سکتا ہے؛ اکاؤنٹ کا کوئی کنٹرول نہیں۔
مناسب ابتدائی ترتیب
- دو مالک (مثال کے طور پر ایک ڈائریکٹر اور فنانس کا ایک فرد)۔
- آفس مینیجر یا IT کو ایڈمن بنائیں - وہ نئے آنے والوں، چھوڑ کر جانے والوں اور SIM کی تبدیلی کو سنبھالتے ہیں۔
- باقی سب کو ممبر رکھیں۔
جب کوئی چھوڑ کر جائے
- ان کی سیٹ (رسائی) ہٹائیں اور ان کی لائن کا معاملہ الگ سے نمٹائیں - دیکھیں "سائیکل کے درمیان لائنیں شامل کرنا اور ہٹانا"۔
- اگر جانے والا مالک تھا تو پہلے ملکیت منتقل کریں، پھر اس کا درجہ کم کریں۔
- سیٹ ہٹانے کا اثر ایپ اور پورٹل دونوں کی رسائی پر فوراً ہوتا ہے۔
آڈٹ ریکارڈ
ورک اسپیس میں انتظامی تبدیلیاں اسی سیٹ کے نام درج ہوتی ہیں جس نے وہ کیں، جس سے تنازعات مختصر اور دیانتدار رہتے ہیں۔ اگر آپ کوئی ایسی تبدیلی دیکھیں جس کی ذمہ داری کوئی قبول نہ کرے، تو اسے سیکیورٹی کا واقعہ سمجھیں اور "ایپ سیکیورٹی سیٹ اپ کرنا" اور "فراڈ کو پہچاننا" دیکھیں۔
کیا یہ مددگار تھا؟