लोगों को ठीक उतना ही नियंत्रण दें जितना उनके काम के लिए ज़रूरी है - और किसी को भी यह क्षमता न दें कि वह गलती से कंपनी के नंबरों को बंधक बना ले।
भूमिकाएँ
- मालिक: पूरा नियंत्रण, जिसमें बिलिंग, प्लान में बदलाव और खाता बंद करना शामिल है। कम से कम दो मालिक रखें ताकि छुट्टियों या स्टाफ़ में बदलाव की वजह से आप कभी खाते से बाहर न हो जाएँ।
- एडमिन: लाइनें, सीटें और रोज़मर्रा की सेटिंग्स संभालता है, लेकिन स्वामित्व का हस्तांतरण नहीं।
- सदस्य: अपनी लाइन इस्तेमाल करता है और अपना खुद का उपयोग देखता है; खाते का कोई नियंत्रण नहीं।
समझदारी भरी डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स
- दो मालिक (उदाहरण के लिए एक डायरेक्टर और साथ में फ़ाइनेंस)।
- ऑफ़िस मैनेजर या IT को एडमिन बनाएँ - वे नए कर्मचारियों, जाने वाले कर्मचारियों और SIM बदलने का काम संभालते हैं।
- बाकी सभी को सदस्य बनाएँ।
जब कोई कंपनी छोड़ता है
- उसकी सीट (एक्सेस) हटाएँ और उसकी लाइन का मामला अलग से निपटाएँ - "बिलिंग चक्र के बीच लाइनें जोड़ना और हटाना" देखें।
- अगर जाने वाला व्यक्ति मालिक था, तो पहले स्वामित्व हस्तांतरित करें, फिर उसकी भूमिका घटाएँ।
- सीट हटाने का असर ऐप और पोर्टल दोनों के एक्सेस पर तुरंत लागू होता है।
ऑडिट ट्रेल
वर्कस्पेस में किए गए प्रशासनिक बदलाव उस सीट के नाम पर दर्ज होते हैं जिसने उन्हें किया, जिससे विवाद छोटे और ईमानदार रहते हैं। अगर आपको कोई ऐसा बदलाव दिखे जिसकी ज़िम्मेदारी कोई नहीं लेता, तो उसे सुरक्षा घटना मानें और "ऐप सुरक्षा सेट करना" तथा "धोखाधड़ी पहचानना" देखें।
क्या यह मददगार था?